Regulamin SEMEN

Regulamin korzystania z Systemu SEMEN

DEFINICJE

1. Ilekroć w niniejszym Regulaminie jest mowa o:

1. Administratorze - należy przez to rozumieć Biuro Nasiennictwa Leśnego (BNL), które jest administratorem, w rozumieniu art. 4 pkt 7 RODO;
2. Administratorze Systemu - należy przez to rozumieć pracownika BNL o specjalnych uprawnieniach, wyznaczonego do zarządzania Kontami oraz danymi zawartymi w Systemie SEMEN;
3. Awarii technicznej - należy przez to rozumieć sytuację, w której System SEMEN nie pozwala Użytkownikom korzystać z podstawowych funkcji, a w szczególności: nie pozwala na zalogowanie przy użyciu prawidłowych danych, utworzenie lub edytowanie formularzy, poprawne wygenerowanie lub wysłanie wypełnionego formularza;
4. BNL - należy przez to rozumieć Biuro Nasiennictwa Leśnego;
5. Danych osobowych - należy przez to rozumieć wszelkie informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej („osobie, której dane dotyczą”); możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak: imię, nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej;
6. Formularzu - należy przez to rozumieć składnik Systemu stanowiący oprogramowanie i określający strukturę informacji przekazywanych do odpowiednich adresatów;
7. Formularzu odzyskiwania Hasła - należy przez to rozumieć przycisk „Odzyskaj hasło” na ekranie logowania do systemu. Na podany adres e-mail zostanie wysłany formularz służący do odzyskiwania zapomnianego Hasła;
8. Formularzu rejestracyjnym - należy przez to rozumieć formularz służący do rejestracji Konta w Systemie;
9. Formularzu zmiany Hasła - należy przez to rozumieć formularz służący do zmiany Hasła w Systemie;
10. Haśle - należy przez to rozumieć ciąg znaków wybranych przez Użytkownika, w celu zabezpieczenia Konta w Systemie SEMEN.
11. Koncie - należy przez to rozumieć zespół cech identyfikujących Użytkownika, z których wynika możliwość dostępu do Usług po zalogowaniu (podaniu Loginu i Hasła dostępu), za którego pośrednictwem Użytkownik korzysta z Systemu;
12. Loginie - należy przez to rozumieć indywidualną i niepowtarzalną nazwę Użytkownika, wybraną na etapie rejestracji w Systemie SEMEN;
13. Systemie SEMEN/Systemie - należy przez to rozumieć udostępniony na stronie internetowej semen.bnl.gov.pl jako narzędzie wspomagające do realizacji obowiązków określonych w przepisach prawa, w szczególności w Ustawie oraz aktach wykonawczych do tej ustawy, w tym umożliwiające Podmiotom zobowiązanym przesłania elektronicznie wniosków za pośrednictwem Formularzy, dostępnych w Systemie SEMEN;
14. Naruszeniu ochrony danych osobowych - należy przez to rozumieć naruszenie bezpieczeństwa prowadzące do przypadkowego lub niezgodnego z prawem zniszczenia, utracenia, zmodyfikowania, nieuprawnego ujawnienia lub nieuprawnionego dostępu do Danych osobowych przesyłanych, przechowywanych lub w inny sposób Przetwarzanych;
15. Podmiot zobowiązany - należy przez to rozumieć zarządcę leśnego materiału podstawowego, producenta lub dostawcę, o których mowa w art. 2 Ustawy;
16. Przetwarzaniu - należy przez to rozumieć operację (lub zestaw operacji wykonywanych na Danych osobowych lub zestawach Danych osobowych w sposób zautomatyzowany lub niezautomatyzowany), taką jak zbieranie, utrwalanie, organizowanie, porządkowanie, przechowywanie, adaptowanie lub modyfikowanie, pobieranie, przeglądanie, wykorzystywanie, ujawnianie poprzez przesłanie, rozpowszechnianie lub innego rodzaju udostępnianie, dopasowywanie lub łączenie, ograniczanie, usuwanie lub niszczenie;
17. Regulaminie - należy przez to rozumieć niniejszy dokument określający w szczególności warunki korzystania z Systemu SEMEN, prawa i obowiązki Użytkowników związane z korzystaniem z Systemu, warunki i zasady ochrony Danych osobowych, jak również zakres odpowiedzialności Użytkowników;
18. Rejestrach - należy przez to rozumieć Krajowy Rejestr Leśnego Materiału Podstawowego, rejestr świadectw pochodzenia oraz rejestr dostawców prowadzony przez BNL w rozumieniu art. 15, art. 33 i art. 45 Ustawy;
19. RODO - należy przez to rozumieć Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz.Urz.UE.L.119.1, ze zm.);
20. Usłudze - należy przez to rozumieć wszelkie usługi świadczone drogą elektroniczną przez BNL na rzecz Użytkowników, w oparciu o postanowienia niniejszego Regulaminu;
21. Ustawie - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 7 czerwca 2001 r. o leśnym materiale rozmnożeniowym (Dz.U. 2001 nr 73 poz. 761)
22. Ustawie o ochronie danych osobowych - należy przez to rozumieć ustawę z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. 2019 r. poz. 1781);
23. Użytkowniku - należy przez to rozumieć Podmiot zobowiązany albo przedstawiciela Podmiotu zobowiązanego, wyznaczonego i upoważnionego przez osoby uprawnione do reprezentacji Podmiotu zobowiązanego, do wykonywania w jego imieniu oraz na jego rzecz czynności w Systemie, który dokonuje rejestracji Konta lub posiada aktywne Konto w Systemie SEMEN. Upoważnienie dla przedstawiciela Podmiotu zobowiązanego powinno zostać sporządzone w formie dokumentu elektronicznego i być podpisane bezpiecznym kwalifikowanym przez osoby uprawnione do reprezentacji Podmiotu zobowiązanego.

 

• 2

POSTANOWIENIA OGÓLNE

1. Niniejszy Regulamin, określa warunki i zasady korzystania z Systemu SEMEN.
2. System SEMEN jest narzędziem wspierającym realizację zadań i obowiązków, określonych w przepisach prawa, w szczególności w Ustawie, przez BNL oraz Podmioty zobowiązane, w zakresie:

1. prowadzenia:

1. Krajowy Rejestr Leśnego Materiału Podstawowego (KRLMP),
2. Skrócony Rejestr Leśnego Materiału Podstawowego (SRLMP),
3. rejestr świadectw pochodzenia leśnego materiału rozmnożeniowego,
4. rejestr dostawców leśnego materiału rozmnożeniowego;

1. wydawania:

1. świadectwa pochodzenia leśnego materiału romnożeniowego,
2. pozwolenia na przywóz leśnego materiału rozmnożeniowego z państw niebędących członkami Unii Europejskiej;

1. prowadzenia kontroli:

1. Leśnego Materiału Podstawowego podlegającego rejestracji w Krajowym Rejestrze Leśnego Materiału Podstawowego pod względem spełniania wymagań określonych w ustawie,
2. leśnego materiału rozmnożeniowego pod względem spełniania wymagań określonych w ustawie,
3. dostawców pod względem przestrzegania przepisów ustawy, w tym prawidłowości prowadzonej dokumentacji.

1. System SEMEN stanowi wyłączną własność BNL.
2. BNL zastrzega sobie, w szczególności prawo do:

1. dowolnej modyfikacji Usług i sposobu działania Systemu SEMEN;
2. podjęcia wszelkich dozwolonych przez prawo działań związanych z obsługą i konserwacją Systemu SEMEN;
3. zablokowania konta Użytkownika w przypadku stwierdzenia łamania zasad Regulaminu.

1. W trakcie korzystania z Systemu SEMEN instalowane są pliki typu cookie dla celów identyfikacji oraz dla zwiększenia efektywności korzystania z Systemu.

 

• 3

CELE I WARUNKI KORZYSTANIA Z SYSTEMU

1. Z Systemu korzystać mogą wyłącznie uprawnieni Przedstawiciele Podmiotów zobowiązanych, posiadający aktywne Konto, po poprawnym zalogowaniu do Systemu. Upoważnienie dla przedstawiciela Podmiotu zobowiązanego powinno zostać sporządzone w formie dokumentu elektronicznego i być podpisane bezpiecznym kwalifikowanym podpisem elektronicznym przez osoby uprawnione do reprezentacji Podmiotu zobowiązanego.
2. W celu prawidłowego korzystania z Systemu Użytkownik musi posiadać:

1. połączenie z siecią Internet;
2. zainstalowaną przeglądarkę internetową: Mozilla Firefox, Google Chrome lub Microsoft Edge w najnowszej stabilnej wersji;
3. dostęp do indywidualnego konta poczty elektronicznej e-mail;
4. włączoną obsługę technologii Java Script oraz wyłączone blokowanie wyskakujących okien w przeglądarce internetowej.

1. System jest dostępny dla Użytkowników całodobowo przez bezpieczne szyfrowane połączenie TLS pod adresem: https://semen.bnl.gov.pl.
2. BNL zastrzega sobie możliwość wprowadzenia przerw w funkcjonowaniu Sytemu SEMEN, niezbędnych do wykonywania czynności związanych z jego prawidłowym funkcjonowaniem, na okres niezbędny do wykonania planowanych prac lub wyeliminowania niepożądanych zdarzeń.
3. BNL nie ponosi odpowiedzialności, w szczególności za:

1. zakłócenia w funkcjonowaniu Systemu SEMEN wywołane siłą wyższą, awarią sprzętu Użytkownika lub niedozwoloną ingerencją Użytkownika, nawet jeśli spowodowałoby to utratę danych Użytkownika, w tym dostępowych do Konta Użytkownika;
2. szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przez Użytkownika postanowień Regulaminu;
3. treści umieszczane przez Użytkowników w formularzach dostępnych w Systemie SEMEN;
4. skutki związane z nieprawidłowym korzystaniem z Systemu SEMEN oraz zaniechaniem stosowania przepisów RODO przez Użytkownika, w tym Naruszeniem ochrony danych osobowych.

1. Wszelkie działania mające na celu unieruchomienie całości bądź części Systemu SEMEN są zabronione.

 

• 4

REJESTRACJA

1. Rejestrując Konto w Systemie SEMEN Użytkownik jest zobowiązany do zapoznania się i zaakceptowania: Regulaminu oraz oświadczenia o zapoznaniu się z klauzulą informacyjną, zawierającą informacje, o których mowa w art. 13-14 RODO, dotyczące przetwarzania Danych osobowych zawartych w Systemie SEMEN.
2. Akceptacja dokumentów, o których mowa w ust. 1, jest warunkiem uzyskania dostępu do Systemu SEMEN.
3. Rejestracja Użytkownika odbywa się za pomocą Formularza rejestracyjnego dostępnego w Systemie. Podanie Danych osobowych jest dobrowolne, ale niezbędne do rejestracji Konta w Systemie SEMEN.
4. System wyświetla użytkownikowi formularz rejestracyjny z prośbą o uzupełnienie wymaganych pól. Po uzupełnieniu pola w zakresie NIP/KRS/REGON, System automatycznie uzupełni dostępne informacje z bazy GUS, o której mowa w § 9. Dane z GUS nie są edytowalne.
5. System przeprowadza weryfikację kompletności wypełnianego wniosku. Jeżeli firma nie została odnaleziona w bazie danych, Użytkownik dołącza dokumenty identyfikacyjne, wskazane w Formularzu rejestracyjnym - dokument, który poświadcza istnienie danej jednostki oraz dokument uprawniający do reprezentacji Podmiotu zobowiązanego.
6. Po potwierdzeniu przez System kompletności danych, w Systemie zostaje utworzone nowe nieaktywne Konto, a do Użytkownika zostaje przekazany e-mail na adres wskazany w Formularzu rejestracyjnym z prośbą o potwierdzenie rejestracji Konta, poprzez kliknięcie w przesłany link.
7. W przypadku stwierdzenia podania przez Użytkownika nieprawdziwych lub nieaktualnych danych, BNL ma możliwość:

1. wezwania Użytkownika do natychmiastowego usunięcia nieprawidłowości,
2. zablokowania Konta Użytkownika do czasu wyjaśnienia sprawy (poprzez pozostawienie konta Użytkownika nieaktywnym).

1. W przypadku pojawienia się uzasadnionych wątpliwości, co do autentyczności wprowadzonych przez Użytkownika danych, BNL może zażądać przedstawienia stosownych dokumentów potwierdzających te dane.
2. Użytkownik loguje się do Systemu SEMEN za pomocą Loginu i Hasła.
3. Hasło nie powinno składać się z kombinacji znaków mogących ułatwić ich odgadnięcie lub odszyfrowanie przez osoby nieuprawnione (np.: imię, nazwisko Użytkownika);
4. Login i Hasło należy chronić przed dostępem osób nieuprawnionych. Użytkownik jest odpowiedzialny za wszystkie czynności wykonane przy użyciu Loginu i Hasła, przypisanymi do jego Konta w Systemie SEMEN.
5. Hasło powinno zostać zmienione przez Użytkownika niezwłocznie w przypadku nieumyślnego ujawnienia osobie nieuprawnionej lub powzięcia podejrzenia lub stwierdzenia, że mogło zostać ujawnione osobie nieuprawnionej.
6. Zmiana Hasła jest możliwa po poprawnym zalogowaniu się Użytkownika do Systemu lub korzystając z opcji „Odzyskaj hasło” na ekranie logowania.
7. Po zalogowaniu, Użytkownik może w swoim profilu wybrać opcję zmiany hasła, a następnie podać stare hasło, nowe hasło wraz z kolejnym potwierdzeniem nowego hasła.
8. Po zatwierdzeniu, System będzie weryfikować poprawność starego hasła, a także czy nowe hasło jest tożsame z jego potwierdzeniem. W przypadku jakiejkolwiek rozbieżności, System uniemożliwi zmianę hasła Użytkownika.
9. W przypadku braku możliwości dokonania przez Użytkownika zmiany Hasła należy powiadomić Administratora Systemu przesyłając zgłoszenie na adres semen@bnl.gov.pl.
10. Komunikacja pomiędzy BNL a Użytkownikiem, w tym w zakresie korzystania z Systemu SEMEN dotyczącym m.in. :

1. składanych za pośrednictwem Systemu wniosków,
2. przesyłania informacji dotyczących funkcjonowania Systemu, w szczególności o zmianach w Systemie, przerwach technicznych, awariach,

będzie odbywała się drogą elektroniczną na wskazany przez Użytkownika adres poczty elektronicznej, przypisany do Konta.

1. Adres poczty elektronicznej, o którym mowa w ust. 18, może być wykorzystywany również do kontaktów pomiędzy BNL a Podmiotem zobowiązanym, w szczególności do przesyłania komunikatów informacyjnych, dotyczących obowiązków Podmiotów zobowiązanych, informacji dotyczących zmiany przepisów prawa, a także informacji o prowadzonych przez BNL działaniach informacyjno-edukacyjnych.
2. BNL nie ponosi odpowiedzialności za niewywiązanie się przez Podmiot zobowiązany z obowiązków, o których mowa Ustawie, w określonym czasie, w związku z brakiem dostępu do Systemu SEMEN, wynikającym z przyczyn, o których BNL poinformowała.

 

• 5

ZASADY BEZPIECZEŃSTWA

1. W celu zapobieżenia nieautoryzowanemu dostępowi do Systemu Użytkownik:

1. nie może ujawniać danych służących do logowania osobom trzecim ani przechowywać ich w miejscach dostępnych dla osób trzecich;
2. podczas logowania się do SEMEN zobowiązany jest do sprawdzenia, czy certyfikat Usług (TSL - Transport Layer Security) jest poprawny. W przypadku zgłoszenia przez przeglądarkę problemów z certyfikatem TLS, nie zaleca się pracy w Systemie SEMEN.

1. Czas trwania nieaktywnej sesji (czas bezczynności), po jakim następuje automatyczne wylogowanie Użytkownika wynosi 30 minut.
2. Sprzęt Użytkownika, z którego po zalogowaniu uzyskuje dostęp do Systemu SEMEN, powinien posiadać aktualne oprogramowanie antywirusowe. Oprogramowanie komputera, w szczególności system operacyjny oraz przeglądarki internetowe, z których korzysta Użytkownik, powinno być regularnie aktualizowane.
3. Uwzględniając charakter, zakres, kontekst i cele przetwarzania, a także ryzyko naruszenia praw lub wolności osób fizycznych, Administrator wdraża odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby przetwarzanie danych osobowych w Systemie SEMEN odbywało się zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych, w szczególności w Systemie wdrożone zostały mechanizmy zapewniające poufność i integralność danych oraz rozliczalność działań Użytkowników w Systemie.
4. BNL gromadzi informacje o adresie IP, z którego Użytkownik uwierzytelnia się w Systemie SEMEN, w szczególności w celu wykrywania prób naruszenia zabezpieczeń Systemu, Naruszenia ochrony danych osobowych oraz prowadzenia audytu zabezpieczeń Systemu.
5. Wprowadzanie przez Użytkownika danych i dokumentów do Systemu SEMEN, w tym Danych osobowych, powinno odbywać się w sposób zapewniający im poufność, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem do nich przez osoby nieuprawnione.
6. Użytkownik przy wprowadzaniu do Systemu Danych osobowych ma obowiązek zapewnienia ich ochrony zgodnie z przepisami RODO oraz Ustawy o ochronie danych osobowych.
7. Niedopuszczalne są działania mogące utrudniać lub zakłócać działanie Systemu SEMEN lub w jakikolwiek sposób naruszać Dane osobowe. W przypadku stwierdzenia takich działań, Administrator Systemu wzywa Użytkownika do natychmiastowego wyjaśnienia sprawy oraz blokuje jego Konto do czasu wyjaśnienia.
8. Zabronione jest zamieszczanie w Systemie SEMEN treści nieprawdziwych, obraźliwych, niezgodnych z prawem, propagujących przemoc lub naruszających powszechnie uznane dobre obyczaje. Treści takie zostaną usunięte przez Administratora Systemu, a Konto Użytkownika zostanie zablokowane do czasu wyjaśnienia sprawy.

 

• 6

ROZPOCZYNANIE I KOŃCZENIE PRACY UŻYTKOWNIKÓW W SYSTEMIE

1. W celu skorzystania z Systemu, Użytkownik musi zalogować się do aplikacji poprzez podanie Loginu oraz Hasła do Konta, które po podaniu przez użytkownika są weryfikowane z danymi zapisanymi w Systemie.
2. W przypadku błędnie wprowadzonej jednej z pozycji (Loginu lub Hasła), System wyświetli komunikat o błędzie i poprosi Użytkownika o ponowne podanie danych do logowania.
3. Użytkownik posiadający konto w Systemie, a niepamiętający hasła ma możliwość wybrania w Systemie opcji wygenerowania linku umożliwiającego zmianę Hasła. Opcja „odzyskaj hasło”
4. Link zostanie przekazany na adres poczty elektronicznej Użytkownika, zapisany w Systemie.
5. Klikając na link, Użytkownik zostanie przekierowany na stronę, gdzie pojawi się okno do ustawienia nowego Hasła. Konto Użytkownika staje się wtedy aktywne.
6. Po zakończeniu pracy należy wylogować się z Systemu poprzez wybranie funkcji „Wyloguj” zlokalizowanej w prawym górnym rogu ekranu w zakładce „Konto”. Nie należy kończyć pracy poprzez zamknięcie okna przeglądarki znakiem „x”.

 

• 7

PROCEDURA ZGŁASZANIA BŁĘDÓW ZWIĄZANYCH Z FUNKCJONOWANIEM SYSTEMU ORAZ NARUSZENIA OCHRONY DANYCH OSOBOWYCH

1. Do zgłaszania Awarii technicznych/błędów dotyczących działania Systemu SEMEN służy adres mailowy: aleksander.oszywa@bnl.gov.pl.
2. W przypadku zauważenia błędów w działaniu Systemu, Użytkownik jest zobowiązany zgłosić nieprawidłowość Administratorowi Systemu wraz z jej opisem za pośrednictwem poczty elektronicznej.
3. W celu wysłania zgłoszenia wystąpienia Awarii technicznej należy w zgłoszeniu podać informacje obowiązkowe: imię, nazwisko, login, numer telefonu, tytuł, treść wiadomości zawierającą datę i godzinę wystąpienia błędu, rodzaj i wersję przeglądarki internetowej, z której korzystał Użytkownik oraz szczegółowy opis błędu, a także o ile jest to możliwe, załączenie przynajmniej jednego zrzutu ekranu obrazującego opisywany błąd w Systemie.
4. Zgłoszenia Użytkowników niezawierające obowiązkowych informacji, o których mowa w ust. 3 mogą zostać pozostawione bez rozpatrzenia.
5. Użytkownik, uwzględniając ryzyka naruszenia praw lub wolności osób fizycznych o różnym prawdopodobieństwie wystąpienia i wadze, odpowiada za zapewnienie bezpieczeństwa pracy Systemu, w tym ochrony przed niepowołanym dostępem do Danych osobowych, utratą, niepowołaną modyfikacją tych danych.
6. Użytkownik ponosi odpowiedzialność również wobec osób trzecich, za szkody powstałe w związku z nieprzestrzeganiem przez niego przepisów RODO oraz zapisów niniejszego Regulaminu.
7. W przypadku Naruszenia ochrony danych osobowych, Użytkownik bez zbędnej zwłoki - w miarę możliwości, nie później niż w terminie 24 godzin po stwierdzeniu naruszenia - zgłasza je na adres: iod@bnl.gov.pl.
8. Zgłoszenie, o którym mowa w ust. 7 powinno, co najmniej opisywać charakter naruszenia ochrony danych osobowych, w tym w miarę możliwości wskazywać kategorie i przybliżoną liczbę osób, których dane dotyczą, a także okoliczności związane z zaistniałym zdarzeniem oraz czas jego wystąpienia. Użytkownik w miarę możliwości zabezpiecza dowody potwierdzające wystąpienie zdarzenia, w tym mogące świadczyć o wystąpieniu Naruszenia ochrony danych osobowych.
9. W przypadku wystąpienia zdarzenia mogącego stanowić Naruszenie ochrony danych osobowych Użytkownik udziela IOD BNL wszelkich znanych mu informacji dotyczących tego zdarzenia.

 

• 8

ZASADY SKŁADANIA WNIOSKÓW W SYSTEMIE

1. Za pomocą Systemu Użytkownik tworzy i składa elektroniczne wnioski w procesach, o których mowa w § 2 ust. 2 Regulaminu.
2. Użytkownik otwiera wybrany Formularz wniosku i wypełnia go, uzupełniając o wszystkie wymagane informacje w podanych w Formularzu polach.
3. Użytkownik następnie dołącza do Formularza, jako załączniki, odpowiednie dokumenty wymagane przez BNL dla danej opcji.
4. System uniemożliwia zatwierdzenie i przekazanie do BNL wniosku, jeżeli nie jest on uzupełniony we wszystkich wymaganych polach oraz nie są dołączone dokumenty wymagane przez BNL (systemowa weryfikacja kompletności wniosku).
5. W każdej chwili od momentu uruchomienia formularza do momentu jego zatwierdzenia (przekazania do BNL), istnieje możliwość zapisania wersji roboczej wniosku (wniosek ze stanem „W edycji”).
6. Jeżeli wniosek posiada uzupełnione wszystkie wymagane pola oraz dołączone wymagane dokumenty, system umożliwia zatwierdzenie wniosku i jego przekazanie do BNL.
7. Użytkownik pobiera wypełniony wniosek z Systemu, opatruje go kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z reprezentacją Podmiotu zobowiązanego, a następnie wczytuje go ponownie do Systemu i przekazuje do BNL.
8. Przesłany poprawnie wniosek otrzymuje status „Złożony” i jest dalej procedowany przez BNL zgodnie z wewnętrznymi procedurami.
9. W przypadku, jeżeli wniosek posiada wady formalne, przygotowywane jest wezwanie do uzupełnienia braków formalnych i przesyłane do Użytkownika drogą elektroniczną bądź na adres korespondencyjny Podmiotu zobowiązanego.
10. Wezwanie o uzupełnienie jest dostarczane do Użytkownika inicjującego dany wniosek ze statusem „ Zwrócony z weryfikacji formalnej”.
11. Użytkownik wprowadza do Systemu wskazane w wezwaniu informacje i dokumenty opatrzone kwalifikowanym podpisem elektronicznym zgodnie z reprezentacją Podmiotu zobowiązanego, a następnie wprowadza je do Systemu i je zatwierdza. Zatwierdzenie i przesłanie wniosku powoduje, że wniosek trafia ponownie do Systemu, uzyskując status ”Przekazany do oceny formalnej”.
12. W przypadku, jeżeli uzupełnienie nie spełnia wymogów formalnych, przygotowywane jest pismo o pozostawieniu wniosku bez rozpoznania, które przesyłane jest Użytkownikowi drogą elektroniczną, bądź na adres korespondencyjny Podmiotu zobowiązanego.
13. Sprawa jest zamykana w Systemie ze statusem „Pozostawiony bez rozpoznania” tzn. wniosek posiada braki formalne uniemożliwiające weryfikację merytoryczną po stronie BNL.
14. Użytkownik odpowiada za poprawność i prawdziwość wprowadzanych do Formularzy danych, w tym Danych osobowych.
15. W przypadku spełnienia wymogów formalnych wniosek jest dalej procedowany pod względem merytorycznym.
16. Na każdym etapie weryfikacji Podmiot zobowiązany może być wezwany do uzupełnienia braków w toku prowadzonego przez BNL postępowania.
17. Spełnienie przez Podmiot zobowiązany wszystkich wymogów formalno-merytorycznych zamyka sprawę wydaniem decyzji w przedmiocie wpisu do Rejestrów, odmowy zmiany danych podlegających wpisowi do Rejestrów, skreślenia z Rejestrów lub dokonaniem zmiany danych podlegających wpisowi do Rejestrów w drodze czynności materialno-technicznej.

 

• 9

INTEGRACJA Z SYSTEMAMI ZEWNĘTRZNYMI

1. System SEMEN pobiera dane podstawowe dotyczące Podmiotu zobowiązanego z bazy GUS.
2. Przy rejestracji użytkownika w Systemie, po wprowadzeniu przez Użytkownika jednego z identyfikatorów: KRS/NIP/REGON Podmiotu zobowiązanego, zostanie on wyszukany w bazie GUS.
3. Podstawowe dane dotyczące Podmiotu zobowiązanego, pobrane z bazy GUS zasilą automatycznie formularz rejestracyjny Użytkownika.

 

• 10

FUNKCJONALNOŚĆ SYSTEMU W ZAKRESIE PROWADZENIA REJESTÓW

1. System umożliwia prowadzenie Rejestrów, zgodnie z art. 15 ust. 4 Ustawy.
2. Rejestry, o których mowa w ust. 1 są publikowane na stronie internetowej BNL, pod adresem https://bnl.gov.pl/.
3. Dane publikowane w Rejestrach eksportowane są z Systemu. Zmiana danych odbywa się na podstawie wniosków, składanych przez Podmioty zobowiązane.
4. System umożliwia odnotowanie historii wprowadzonych w Rejestrach zmian dotyczących Podmiotu zobowiązanego.

 

• 11

PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH - KLAUZULE INFORMACYJNE

1. Zgodnie z art. 13 ust. 1 i 2 oraz art. 14 ust. 1 i 2 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) – dalej: RODO, informujemy, że administratorem Państwa danych osobowych jest Biuro Nasiennictwa Leśnego z siedzibą w Warszawie 02-528, przy ul. Rakowieckiej 30, tel. 22 646 28 64, e-mail: bnl@bnl.gov.pl
2. W sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych można kontaktować się z Inspektorem Danych osobowych:

1. listownie na adres: Inspektor Ochrony Danych Osobowych Biura Nasiennictwa Leśnego, ul. Rakowiecka 30, 02-528 Warszawa.
2. poprzez e-mail: IOD@bnl.gov.pl

1. Dane osobowe przetwarzane są na podstawie:

1. obowiązków prawnych ciążących na administratorze danych,
2. zadań realizowanych w interesie publicznym lub w ramach sprawowania władzy publicznej powierzonej administratorowi,
3. umowy, której stroną jest osoba, której dane dotyczą lub działań na żądanie osoby, dane dotyczą, przed zawarciem umowy,
4. zgody na przetwarzanie danych w jednym lub większej liczbie określonych celów.

1. Dane osobowe mogą zostać udostępnione:

1. upoważnionym pracownikom Biura Nasiennictwa Leśnego w zakresie niezbędnym do wykonania określonego zadania lub celu,
2. podmiotom uprawnionym do uzyskania danych na podstawie przepisu prawa, np. sądom, organom ścigania lub instytucjom państwowym, gdy wystąpią z żądaniem, w oparciu o stosowną podstawę prawną,
3. podmiotom z którymi Biuro Nasiennictwa Leśnego zawarło stosowną umowę w szczególności operatorzy pocztowi, banki, itp (tylko w zakresie niezbędnym do Państwa obsługi).

1. Dane będą przechowywane do chwili realizacji zadania lub celu, do którego dane osobowe zostały zebrane, a następnie, jeśli chodzi o materiały archiwalne, przez czas wynikający z przepisów ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz.U. 2018 r. poz. 217 ze zm.). Dane osobowe nie są przekazywane do państw trzecich, z wyjątkiem sytuacji przewidzianych w przepisach prawa. Dane osobowe nie są przetwarzane przez nas w sposób zautomatyzowany oraz nie są poddawane profilowaniu.
2. Posiadają Państwo prawo do (z zastrzeżeniem ograniczeń wynikających z przepisów prawa):

1. dostępu do swoich danych osobowych,
2. żądania sprostowania swoich danych osobowych, które są nieprawidłowe oraz uzupełnienia niekompletnych danych osobowych,
3. żądania usunięcia swoich danych osobowych, w szczególności w przypadku cofnięcia przez Panią/Pana zgody na przetwarzanie, gdy nie ma innej podstawy prawnej przetwarzania,
4. żądania ograniczenia przetwarzania swoich danych osobowych,
5. wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania swoich danych, ze względu na Pani/Pana szczególną sytuację, w przypadkach, kiedy przetwarzamy Pani/Pana dane na podstawie naszego prawnie usprawiedliwionego interesu,
6. przenoszenia swoich danych osobowych,
7. wniesienia skargi do organu nadzorczego zajmującego się ochroną danych osobowych, tj. do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Szczegółowe Informacje dostępne na stronie https://uodo.gov.pl/pl/p/kontakt,
8. wycofania zgody na przetwarzanie danych w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie ma wpływu na zgodność z prawem przetwarzania, którego dokonano na podstawie Państwa zgody przed jej wycofaniem.

 

• 12

ZMIANA REGULAMINU I POSTANOWIENIA KOŃCOWE

1. BNL zastrzega sobie prawo do zmiany treści Regulaminu, bez konieczności uzasadniania przyczyny takiej zmiany.
2. W przypadku zmian Regulaminu, treść zmienionego Regulaminu zostanie zamieszczona w Systemie SEMEN.
3. Użytkownik ma obowiązek zapoznania się ze zmienionym Regulaminem. Korzystanie przez Użytkownika z Systemu, po wprowadzeniu zmian Regulaminu oznacza ich akceptację.
4. Regulamin nie wyłącza stosowania innych instrukcji dotyczących funkcjonowania i zabezpieczenia Systemu SEMEN.
5. Regulamin wchodzi w życie z chwilą jego zamieszczenia w Systemie SEMEN.